Usina Santa Isabel ganha com gestão de processos

A Usina Santa Isabel (USI) é uma das maiores empresas de agronegócio do Brasil. Com capacidade para a moagem de 5 milhões de toneladas de cana-de-açúcar, a USI foi fundada no início dos anos 30 e, hoje, opera na produção de produtos, como, açúcar cristal, açúcar VHP e álcool, e também na geração de energia. Com duas unidades industriais no interior de São Paulo, uma em Novo Horizonte e outra em Mendonça, a USI é responsável pela criação de mais de 4.700 empregos diretos e conta com projetos de responsabilidade social e ambiental.

Com o objetivo de obter mudanças nos hábitos dos colaboradores e implantar melhorias de processos para ganhar eficiência na gestão, em 2012, a USI passou a contar com o Planejamento Operacional com Grupos Operativos (PO-GO), desenvolvido pela Intelligentsia Competitividade Integrada em parceria com a Veratis. PO-GO significa planejar e executar o que faz “sentido” para a equipe utilizando as habilidades de pensar, fazer e sentir de forma ciclica e reflexiva. O projeto-piloto foi implantado inicialmente nas áreas de Manutenção e Suprimentos e já foram obtidos benefícios qualitativos e quantitativos, como a percepção da importância de cada colaborador dentro da usina e a redução do atraso na entrega de pedidos.

O diretor de Manutenção e Suprimentos da Usina Santa Isabel, Alcides Romero Graciano, explica que mesmo sendo um processo árduo, os resultados têm sido positivos. “Primeiro os funcionários ficaram preocupados, mas conseguimos ter boa receptividade. É um projeto difícil, pois precisamos mudar uma cultura que já está arraigada no funcionário. Acredito que um dos principais benefícios foi a maneira como o funcionário passou a se enxergar dentro da organização e a perceber a sua atividade”, explica Graciano.

Essa dificuldade inicial é explicada pelo conselheiro da Usina Santa Isabel, Luiz Bersou, que foi quem sugeriu a implantação do projeto. “As empresas em geral possuem uma cultura de organograma, na qual há um chefe controlando o que deve ser feito e não se evolui em cadeia de processos. Com o PO-GO o aprendizado é compartilhado. As pessoas se entendem melhor e se ajudam, o que aumenta a velocidade dos processos e, por consequência, os custos caem”.

Na USI a redução de custos pode ser percebida com a diminuição no atraso das entregas. Antes do projeto, a empresa tinha 86 páginas de entregas em atraso, após a implantação este número caiu para 10. “Esse ganho se deu em resposta ao acompanhamento e monitoramento da área de Compras. Muitas vezes nós já tínhamos o material, mas não constava a entrega, por exemplo. Com o projeto conseguimos organizar este setor. Estamos muito satisfeitos com os resultados e gostaríamos que o PO-GO fosse implantado em todos os setores da Usina”, conta Graciano.

PO-GO
Com duração de cerca de seis meses e a participação de mais de 300 funcionários da USI, o projeto teve como principal objetivo a melhoria da gestão com a colaboração entre os funcionários e contou com a ferramenta ARIS, da Software AG, em conjunto com a metodologia BPM (Business Process Management).

O primeiro passo do projeto foi identificar as responsabilidades e a missão de cada colaborador, a missão de cada um, as intersecções entre as atividades que significavam retrabalho, os perfis das pessoas que executavam cada função e a interação entre os líderes. Cada um de nós constroi a realidade de acordo com a percepção que possui, por isto expor a percepção é tão importante antes de definir o ideal. Após as definições, foram realizadas reuniões estratégicas, de área e individuais, para determinar quais as melhores práticas para obter eficiência. Além disto houve capacitação de 33 líderes com reuniões semanais durante quatro meses.

A consultora, psicanalista e pesquisadora da Intelligentsia, Patrícia Dupin, conta que a valorização das informações foi um dos destaques do projeto. “Buscamos ter uma maior clareza para que as decisões pudessem ser tomadas com base em fatos, ou seja, transparência e evidência. Fizemos também gestão visual por meio de anotações em murais evidenciando os resultados alcançando mensalmente e o acumulado anual, apontando as melhorias. Foi interessante porque percebemos que eles se interessavam e cobravam as atualizações. Conseguimos a adesão de todas as áreas e criamos união entre as áreas”, destaca.

A equipe de colaboradores da Usina é dedicada e atuou com interesse em todas as atividades. Se sentiram valorizados com este projeto escolhido para eles, o que facilitou o desafio de perseguir o resultado desejado. Outro ponto importantíssimo foi o apoio das outras áreas e também do conselho administrativo, presença dos diretores nas principais reuniões e decisões.

O sucesso da parceria também foi ressaltado pelo diretor de negócios da unidade BPM da Veratis, Marco Nunes. “Apoiamos os gestores na implantação das melhorias e iniciamos a cultura de eficiência na gestão de processos. Este método ganhou força na Usina, pois os gestores e a Diretoria passaram a medir e verificar de fato os resultados. E as discussões sobre os problemas passaram a ser fundamentadas, ajudando os gestores a tomarem decisões assertivas. Foi certamente um projeto de sucesso e principalmente de parceria entre todos os profissionais da Usina, da Intelligentsia e da Veratis”, finaliza.

Sobre a Veratis
A Veratis, sediada em São Paulo, é uma empresa de origem brasileira que atua no mercado de Soluções e Serviços de Tecnologia da Informação em múltiplas plataformas tecnológicas. O objetivo é ser uma empresa referência em soluções e serviços tecnológicos, reconhecida por sua excelência operacional e qualidade na prestação de serviços, destacando-se por pessoas e equipes comprometidas com a satisfação dos clientes.

Sobre a Intelligentsia
A Intelligentsia desenvolve e implementa projetos sistêmicos customizados nas áreas da Inteligência Competitiva, Estratégia, Sustentabilidade e Potencial Humano, com o objetivo de obter saltos de evolução para empresas. Possui tecnologia de ponta e consultores de destaque no Brasil e na Europa.

Sobre a Usina Santa Isabel
A Usina Santa Isabel teve início nos anos 30, no município de Novo Horizonte (SP). A família Graciano resolveu partir para o ramo de secos e molhados, instalando um pequeno armazém na cidade e, ao mesmo tempo, investiu em propriedades de café, laranja e gado. Em 1977, o grupo decidiu entrar para o setor sucroalcooleiro, com a implantação da Destilaria Santa Isabel Ltda., voltada inicialmente à produção de aguardente de cana-de-açúcar. Em 1983, com a instalação de uma nova planta, iniciou-se a produção de álcool hidratado carburante. Em 1998, instalada a fábrica de açúcar, iniciou-se a produção de açúcar VHP e branco. A produção de álcool anidro teve início em 2000, resultante do aumento da sua demanda para adição à gasolina. Em 2006, a Usina inaugurou a segunda unidade industrial, instalada no município de Mendonça (SP).