Black Friday: sua empresa está preparada?

Falta pouco para uma das datas mais esperadas do varejo, a Black Friday, que nesse ano acontece no dia 29 de novembro. O evento, muito tradicional nos Estados Unidos, está cada vez mais popular no Brasil, desde que chegou por aqui, oficialmente, em 2010. De lá para cá, as vendas cresceram e para 2019, a Confederação Nacional do Comércio de Bens, Serviços e Turismo (CNC), estima que o faturamento supere os 3,67 bilhões de reais, desempenho 5,8% acima do registrado em 2018.

Para aproveitar melhor essa data é preciso preparar o seu negócio e a Sage, empresa líder de mercado em soluções de gestão na nuvem, listou algumas dicas que vão garantir uma Black Friday rentável e sem inconvenientes.  Confira abaixo:

Prepare o seu servidor

O primeiro passo é ter um planejamento de TI especialmente pensado para a Black Friday, com uma estimava do volume de dados que será trafegado na data. Isso vai garantir a estabilidade dos seus sistemas. Se os softwares de sua empresa estiverem hospedados na nuvem, alinhe com o fornecedor para que a estrutura seja escalável. Ou seja, a capacidade de processamento aumentará no momento de pico. Agora, se servidor está dentro de casa, vale a pena adquirir ou alugar mais máquinas para suportar esse período atípico.

Se esse cuidado não for tomado, a operação estará em risco. Por exemplo, se o site do e-commerce trava, os pedidos não são enviados para o ERP faturar, e sem a nota gerada, o sistema logístico não seguirá o seu fluxo de entrega para o consumidor. Resumindo, uma falha pode ocasionar um efeito cascata.

No varejo físico, se o servidor não é robusto o suficiente, o caixa para de operar e o resultado são vendas perdidas. Se o seu planejamento prevê um alto fluxo de clientes na loja, considere abrir mais um caixa.

Cuide da sua infraestrutura com antecedência

As suas integrações estão funcionando bem? A plataforma de e-commerce está performando direitinho? Seu software de frente de caixa está em perfeito funcionamento? O emissor de nota fiscal está se comunicando bem com o governo? O ERP e as demais soluções estão ok? Chame o seu de time de TI e/ou fornecedor para debaterem juntos sobre esses pontos e considere tudo o que pode dar errado, até as hipóteses mais remotas.

Caso precise abrir mais um caixa, pense no SAT (Sistema Autenticador e Transmissor de Cupons Fiscais Eletrônicos), na impressora fiscal, no TEF (Transferência Eletrônica de Fundos) e em todas as obrigações fiscais. Também vale considerar a contratação de mais uma licença de software, caso o seu atual não esteja na nuvem, e um suporte diferenciado para esse período.

Porém, as alterações na sua infraestrutura de TI precisam ser feitas com no máximo 15 dias de antecedência. Mudanças em cima da hora podem trazer riscos desnecessários. Na hora da loucura, com muitos acessos ao site ou diversos clientes entrando no seu estabelecimento, o que você menos precisa é ter que lidar com um erro de sistema desconhecido.

Prepare o pós-evento

A Black Friday é dia 29 e na sequência já vem o período do fechamento contábil. Isso significa que o seu time fiscal terá trabalho multiplicado, com a conclusão do mês e o grande volume de notas da data. Verifique se a equipe está pronta para auditar essas operações e conferir se todos os tributos e impostos foram recolhidos adequadamente. Um erro nessa fase, pode significar multa que vai impactar na sua rentabilidade.

Outra área que também terá uma demanda maior é o SAC. Os profissionais precisam estar preparados para atendimentos de pós-venda, entendendo quais foram os produtos mais vendidos e aptos para solucionar diversas solicitações. Aqui um treinamento prévio é uma boa alternativa.